نوشته بلاگ

تلفن ویپ (VoIP phone) چیست و چگونه کار میکند؟

استفاده از فناوری تحت عنوان ویپ (VoIP) از دهه ۹۰ میلادی مرسوم بوده و مورد استفاده قرار می‌گرفت. اما به خاطر ظهور پاندمی اخیر و تغییر روش انجام کارها به سمت و سوی دورکاری و هوم آفیس شدن استفاده از این تکنولوژی بیشتر رایج شده و سرعت گرفت. یکی از راه‌های استفاده از این تکنولوژی در تلفن ویپ است. اما آیا می‌دانید تلفن ویپ چیست؟ یا این که این تلفن‌ها چه ویژگی‌ها و مزیت‌هایی دارند؟ در ادامه با ما همراه باشید تا بیشتر با این تکنولوژی و تلفن‌های مبتنی بر آن آشنا شوید.

تلفن ویپ چیست و کارایی آن به چه شکل است؟

تلفن ویپ به دستگاهی گفته می‌شود که به کمک اتصال به اینترنت می‌تواند به برقراری تماس بپردازد. همین امر سبب شده این دست تلفن‌ها اقتصادی تر، سریع الانتقال‌تر و قابل اطمینان‌تر از تلفن‌های معمولی باشند، چرا که اتصالاتی که برای آنها مورد استفاده قرار می‌گیرد برتر و حرفه‌ای‌تر و قوی‌تر است. حال به این سؤال می‌رسیم که این تلفن‌ها به چه شکل کار می‌کنند. اگر کمی در مورد تلفن‌های نسل قبلی اطلاعات داشته باشید می‌دانید که آنها به وسیله اتصالات PBX: Private Branch Exchange داخلی کار می‌کنند. سپس یک دستگاه PBX بزرگ وجود دارد که در ادامه وظیفه هدایت تماس به مقصد مورد نظر را دارد.

اما در هر صورت این روش برقراری ارتباط کارایی کمتری نسبت به تکنولوژی IP داراست و همچنین خیلی از ویژگی‌های این نوع ارتباط را در اختیار ندارد. در مقابل در تلفن‌های ویپ پردازش تماس‌ها به وسیله اینترنت انجام می‌شود. یعنی این تلفن‌ها به وسیله اینترنت وایفای و یا کابل‌های اترنت به شبکه وصل می‌شوند.

تلفن VoIP  بودن نیاز به برق و آداپتور (PoE)

قابلیت PoE: Power over Ethernet این امکان را برای اترنت فراهم می‌آورد که به شکلی همزمان بتواند داده‌ها را انتقال داده و به کمک یک کابل شبکه این تلفن‌ها را برق رسانی کند. همه اینها در حالی صورت می‌گیرد که شما برای برقراری نخستین تماس تلفنی تان به آداپتورهای برقی که برای تلفن‌های معمولی وجود داشت و همچنین سیم کشی و… نیازی ندارید.

برتری‌های تلفن ویپ در مقایسه با تلفن‌های معمولی

تکنولوژی که برای تلفن ویپ مورد استفاده قرار می‌گیرد به طور کلی با سیستم مورد استفاده برای تلفن‌های معمولی متفاوت است. با توجه به این که تلفن‌های VoIP از اینترنت و پروتکل‌های مربوط به آن استفاده می‌کنند از نظر هزینه‌ها و نرخ خدمات به مراتب ارزان‌تر از سایر تلفن‌ها هستند. با وجود هزینه کمتر آنها از نظر سطح کیفی صدا بی‌نظیر بوده و فوق العاده عمل می‌کنند.

کمترین قطعی ارتباط تلفن (در سیستم VoIP)

مزیت مهم دیگری که این دست تلفن‌ها دارند نظارتی است که به صورت شبانه روزی و هفت روز هفته بر روی انها اعمال می‌شود. در نتیجه تلفن‌های ویپ را میتوانیم قابل اعتمادتر هم به شمار آوریم. منظور از این نظارت و قابل اعتماد بودن این است که سیگنال‌هایی که به منظور برقراری ارتباط مورد استفاده قرار می‌گیرند می‌توانند در عرض چند ثانیه تغییر مسیر داده و به این شکل از مشکلاتی مانند قطعی برق و یا سایر بلایای طبیعی مصون بمانند.

ارتباط بین تلفن Voip  و تلفن همراه شما در هر جا

آخرین مزیتی که برای این تلفن‌ها مطرح می‌شود را می‌توان ارائه یک سیستم یکپارچه بین پلتفرمی عنوان کرد. این یعنی فرقی نمی‌کند که شما از گوشی تلفن خانه استفاده می‌کنید یا از تلفن همراه یا هر گوشی دیگر، در هر صورت خیلی راحت می‌توانید از این تکنولوژی برای برقراری ارتباط تلفنی بهره ببرید.

انواع تلفن ویپ به چه صورت دسته بندی می‌شوند؟

به طور کلی تلفن‌های VoIP در دو دسته اصلی قرار می‌گیرند که به شرح زیر هستند:

• Hard Phones:  این نوع از تلفن‌ها که تلفن‌های رومیزی که آی پی فون (تلفن تحت شبکه هم گفته می‌شود https://psyum.tel/product-category/ip-phone/) هم یکی از انواع آنها هستند نخستین مفهومی هستند که کاربران در مواجهه با واژه VoIP به نظرشان می‌رسد. چرا؟ چون آنها رایج‌ترین نوع از تلفن‌های ویپ هستند. این نوع از تلفن‌ها را می‌توان در دفترهای کار و یا اتاق‌های کنفرانس و… مشاهده کرد که عموما با گوشی و یا هدست‌هایی که بلوتوثی هستند مورد استفاده قرار می‌گیرند.
• Softphones: این نوع از تلفن‌های VoIP به شکل مجازی بوده و برای استفاده از انها شما نیاز به نرم افزارهای مخصوصی دارید. این برنامه‌ها را می‌توانید روی دسکتاپ ها، لپتاپ ها، تبلت‌ها و گوشی‌های تلفن همراه به راحتی نصب کرده و سپس از تکنولوژی ویپ استفاده کنید. این دست تلفن‌ها عملکردی کاملا شبیه به نوع Hard Phone دارند با این تفاوت که برای استفاده از آنها متحمل هزینه به منظور تهیه تجهیزات نخواهید شد.   برای دانلود سافت فون 3cxمی توانید به وب سایت آوای نوید یام مراجعه فرمایید و آخرین نسخه 3cx را بر اساس نیاز از این وب سایت تهیه فرمایید.

مزیت‌های سیستم‌های تلفنی ویپ (VoIP)

استفاده از تلفن ویپ با مزیت‌هایی همراه است که به شرح زیر هستند:

• سطح کیفی بالا برای تماس

با توجه به این که این تلفن‌ها از اینترنت برای برقراری ارتباط استفاده می‌کنند نتیجتا می‌توانند خدمات بهتر و باکیفیت‌تری را برای کاربر خود به ارمغان آوردند. به ویژه اگر کاربران از میکروفون‌های با کیفیت بالا استفاده کنند آنگاه می‌توانند از صدای HD این تلفن‌ها و وضوح فوق العاده آنها بهره مند شوند.

• مقیاس پذیری بالا

در گذشته و برای تلفن‌های معمولی منظور از مقیاس پذیری امکان پذیر بودن نصب خط تلفن فیزیکی جدید برای مکان مورد نظر به شمار می‌آمد. اما تلفن‌های ویپ با سیستمی که دارند می‌توانند تعداد کاربرانی که به صورت اشتراکی از خدمات استفاده می‌کنند را افزایش دهند، آن هم تنها با خرید یک گوشی جدید! جالب است بدانید آن دسته از افرادی که از softphone استفاده می‌کنند حتی نیازی نیست یک گوشی جدید خریداری کنند.

• قابل حمل بودن

در حال حاضر تقریبا همه شرکت‌هایی که خدماتی در زمینه تلفن ویپ ارائه می‌دهند برای آنها اپلیکیشن‌های موبایلی هم عرضه می‌کنند. این به آن معناست که شما هر زمان و هر کجا که بخواهید می‌توانید از تلفن خود استفاده کنید. حتی برخی کمپانی‌های عرضه کننده این تکنولوژی کاربر را قادر می‌سازند بدون اینکه تماس را قطع کند آن را از گوشی رومیزی خود به گوشی تلفن همراهش منتقل کرده و به صحبت ادامه دهد.

• امنیت بالاتر

در تلفن ویپ از پروتکل‌های امنیتی استفاده شده است که بسیار پیشرفته و سطح بالا هستند. همین امر سبب شده شرکت‌های ارائه دهنده این سیستم تلفنی به کاربران خود ضمانت دهند که هیچ فردی قادر به شنود تلفن‌های محرمانه و حساس آنها نیست. از جمله این پروتکل‌های امنیتی می‌توان به احراز هویت آن هم به صورت دو مرحله‌ای برای وارد شدن به سیستم ویپ اشاره کرد که کمک می‌کند هر کاربری که مجاز به استفاده از سیستم شما نیست نتواند به آن وارد شود.

• دسترسی‌های وسیع تر

در صورت استفاده از تلفن ویپ شما می‌توانید بدون نگرانی از هزینه‌های برقراری تماس با خارج از کشور هم ارتباط برقرار کنید و مناسبات کاری خود را گسترش دهید یا برای ساعت‌ها با دوست، خانواده و… تان صحبت کنید. در کانادا و آمریکا ارتباطات نامحدود برای کاربران عرضه می‌شود و برای برخی برنامه‌ها هم امکان برقراری ارتباط با ۴۸ کشور وجود دارد.

• هزینه‌های کمتر

استفاده از تلفن‌های ویپ بسیار مقرون به صرفه‌تر از تلفن‌های معمولی با سیستم PBX هستند. تنها هزینه‌ای که ممکن است نگران آن باشید هزینه تبدیل تلفن‌های معمولی به تلفن ویپ است که در مقایسه با هزینه‌های تلفن معمولی قطعا قابل چشم پوشی است.

مشخصه‌های تلفن‌های ویپ

درست است که تلفن‌های ویپ با ویژگی‌های قابل اطمینان و اقتصادی بودنشان شناخته می‌شوند اما در این میان قابلیت‌هایی که hard phones و  softphones دارند هم نباید نادیده گرفته شوند چرا که آنها دقیقا به همین اندازه مهم و کاربردی هستند. چون آنها میتوانند تیم شما را قادر سازند که بهره وری خود را افزایش دهند. همچنین هزینه‌های خرید سخت افزارهای گران قیمت واسطه را هم به خوبی از میان برمیدارند. در ادامه به مهمترین ویژگی‌های تلفن ویپ می‌پردازیم که به شرح زیر هستند:

• قابلیت مدیریت تماس‌ها به شکلی کاملا پیشرفته

به کمک این مشخصه شما قادر هستید قانون‌هایی را برای تلفن خود تنظیم کنید که به وسیله آنها بتوانید تماس‌های دریافتی تان را به شکلی خودکار مدیریت کنید. امکان اولویت بندی تماس‌های دریافتی، بلاک کردن برخی شماره تلفن ها، هولد کردن تماس‌ها و… از جمله این قابلیت‌های مدیریتی پیشرفته به شمار می‌آیند.

• داشبورد آنالیز کننده

به کمک این قابلیت شما می‌توانید بر تیم خود نظارت داشته و بهره وری و سازنده بودن اعضا را طی یک روز مورد بررسی قرار داده و تجزیه و تحلیل کنید. از جمله پارامترهایی که برای این کار در اختیار شما قرار دارند می‌توان به متوسط زمان رسیدگی به مشتریان، دقت و توانایی تجزیه و تحلیل در تماس اول، تعداد تماس‌های موجود برای هر یک از اعضا و… اشاره کرد. به کمک این پارامترهای کلیدی شما می‌توانید تصمیماتی سریع به منظور بهینه کردن بیزینس خود بگیرید. علاوه بر این امکان استفاده از داده‌های گردآوری شده از تماس‌های تلفنی دریافت شده به منظور طراحی و ایجاد گزارش‌های سفارشی نیز وجود دارد. این قابلیت می‌تواند به شما کمک کند یک پرونده کامل و ملموس از عملکرد و کارایی اعضای تیم خود در اختیار داشته باشید و بتوانید آنها را آنالیز کنید.

• قابلیت متصدی اتوماتیک

متصدی اتوماتیک که به عنوان پذیرش مجازی یا دیجیتالی هم شناخته می‌شود یک سیستم است که به صورت منویی عرضه می‌شود و به کاربران این اجازه را می‌دهد که بتوانند به صورت خودکار به بخشی که می‌خواهند متصل شوند.

• پست صوتی از نوع تصویری

این نوع از پست صوتی شما را قادر می‌سازد به کمک واسط کاربری که در اختیار دارید انتخاب کنید که کدام یک از پیام‌ها را گوش کنید. قطعا این روش سرعت بالاتری در مقایسه با سیستم گوش دادن به پیام‌ها به صورت متوالی دارد. ویژگی دیگری که برای تلفن ویپ مطرح می‌شود این است که بسیاری از اپراتورهای عرضه کننده این خدمات به شکلی اتوماتیک از پیام‌های صوتی تان رونوشت می‌گیرند. به این شکل شما می‌توانید این نوشته‌ها را مطالعه کرده و تنها پیام‌های مهم را مورد بررسی قرار دهید و بررسی همه پیام‌ها و آنهایی که کم اهمیت‌تر هستند را به بعد موکول کنید.

• کال رکوردر یا ضبط تماس ها

این مشخصه فوق العاده برای هر دو نوع تلفن ویپ قابل دسترسی است. این که شما بتوانید در انتهای روز تماس‌هایتان را مجددا مرور کنید قابلیتی بسیار کلیدی بوده و کمک می‌کند هیچ چیزی را جا نیندازید. همچنین این تماسهای ضبط شده می‌توانند به عنوان محتوای آموزشی برای کارمندان جدید مورد استفاده قرار گرفته و نقاط قوت و ضعف، کارهایی ضروری و کارهای ممنوعه و… برای هر تماس به راحتی مورد بررسی قرار بگیرد و آموزش داده شود.

• در اختیار داشتن سیستم ذخیره ابری

داشتن یک فضای ذخیره کافی برای تماس‌های ضبط شده تان مسئله‌ای بسیار مهم است که در تلفن ویپ به خوبی به آن توجه شده و راهکاری برای آن اندیشیده اند. این راهکار استفاده از فضای ذخیره سازی ابری است و نیاز شما به اکسترنال هاردها را مرتفع می‌کند.

• تجربه همکاری تیمی به کمک تلفن ویپ

پیاده سازی قابلیت همکاری تیمی معمولا بیشتر در نرم افزارهای کامپیوتری ارائه می‌شود. اما خبر خوب این که برای تلفن‌های ویپ هم امکان استفاده از این قابلیت وجود دارد و می‌تواند کمک کند جلسه‌ها بهتر برگزار شده و همکاری‌های بهتری صورت گیرند.

• قابلیت کنفرانس ویدیویی

درگاه‌های یو اس بی‌که برای این تلفن‌ها تعبیه شده‌اند به شما این امکان را می‌دهند که وب کم خود را به تلفن متصل کنید و ویدئو کنفرانس برگزار کنید. هرچند که نباید انتظار کیفیت بالایی مانند آنچه در نرم افزارهای کامپیوتری یا اپلیکیشن‌های گوشی در اختیار داریم را از این ارتباط داشته باشیم.

پروتکل‌های مورد استفاده از تلفن ویپ

برای تلفن ویپ  از پروتکل‌های متعددی استفاده می‌شود که به شرح زیر هستند:

• پروتکل SIP
• پروتکل H. 323
• پروتکل RTP
• پروتکل  RTCP
• پروتکل SRTP
• پروتکل SDP

آشنایی با برخی از انواع تلفن‌های ویپ

در آخرین بخش از صحبت در رابطه با تلفن ویپ خوب است با برخی از مدل‌های این نوع تلفن‌ها آشنا شوید که در ادامه به آنها می‌پردازیم:

• Siemens Gigaset SL450A
• Siemens Gigaset C570A
• Polycom VVX 601
• Cisco 7841
• Ooma DP1-T
• Yealink SIP-T58A
• Siemens Gigaset DX800A
• Cisco 8845

هر یک از این تلفن‌ها ویژگیها و قابلیت‌های منحصر به فرد خود را دارند که شما می‌توانید از آنها بر حسب نیاز بهره مند شوید.

جمع بندی

تلفن ویپ را بدون شک می‌توانیم یکی از موثرترین و در عین حال نوآورانه‌ترین ابداعات بشر به شمار آوریم که توانسته است به خوبی جای خود را در دنیای تجارت باز کرده و مورد استفاده قرار گیرد. این تکنولوژی به کمپانی‌ها کمک می‌کند از هزینه‌های خود کاسته و در مقابل کارآمدتر و سریع‌تر عمل کنند.